Eine Ratssitzung dauert drei Stunden. Ihre Abschrift von Hand zu erstellen, kostet ein Vielfaches davon – und ist der Grund, warum es in den meisten Häusern nicht geschieht.
Was die Technik heute leistet
Automatische Spracherkennung liefert bei sauberen Aufnahmen Text mit Zeitmarken in einer Qualität, die die Nacharbeit auf Korrekturlesen reduziert. Der Katalog führt dafür zwei Modelle: Whisper large-v3 für breite Mehrsprachigkeit und Parakeet TDT v3 für hohen Durchsatz.
Wo es schwierig wird, ist absehbar und lässt sich vorbereiten:
| Schwierigkeit | Was hilft |
|---|---|
| Mehrere Sprecher gleichzeitig | Nichts am Modell – Mikrofondisziplin und Sitzungsleitung |
| Dialekt und Umgangssprache | Nacharbeit einplanen; die Fehler sind meist harmlos, aber zahlreich |
| Eigennamen und Fachbegriffe | Eine Wortliste mitgeben: Ratsmitglieder, Ortsteile, Flurstücke, Vorlagennummern |
| Schlechte Raumakustik | Der größte Hebel überhaupt – ein Ansteckmikrofon schlägt jede Modellwahl |
| Wer hat gesprochen | Ein eigener Arbeitsschritt; zuverlässiger über die Mikrofonspur als über die Stimme |
| Passagen ohne Sprache | Gesondert prüfen – bei Stille und Störgeräuschen erfinden diese Modelle gelegentlich Text |
Warum die Aufnahme im Haus bleiben sollte
Eine Sitzungsaufnahme enthält Stimmen benannter Personen, Beiträge aus dem nichtöffentlichen Teil, wenn die Aufnahme nicht sauber getrennt wurde, und regelmäßig Zwischenrufe, die niemand protokolliert sehen möchte. Sie an einen Dienst außerhalb des Hauses zu geben, ist eine Übermittlung mit allem, was daran hängt.
Auf eigener Hardware entfällt dieser Einwand vollständig: Die Datei wird eingelesen, verarbeitet und die Abschrift entsteht auf derselben Maschine. Damit verschiebt sich die Diskussion auf die beiden Fragen, um die es tatsächlich geht.
Frage 1: Darf aufgenommen werden?
Das ist die Vorfrage, und sie ist von der Technik unabhängig. Die Öffentlichkeit einer Sitzung bedeutet nicht ohne Weiteres, dass sie aufgezeichnet werden darf: Eine Aufnahme greift in das Recht am eigenen Wort und am eigenen Bild ein, und sie wirkt anders als die Anwesenheit von Zuhörern, weil sie dauerhaft und wiederholbar ist.
Geregelt wird das nicht einheitlich. Maßgeblich sind die Gemeindeordnung des Landes, die Geschäftsordnung des Gremiums und gegebenenfalls ein Beschluss über Aufzeichnung und Veröffentlichung. Der nichtöffentliche Teil ist in jedem Fall ausgenommen – und zwar technisch, nicht nur redaktionell: Was aufgenommen wurde, existiert.
Die Aufnahme durchlaufen zu lassen und erst in der Abschrift zu entscheiden, was hinein soll. Dann existiert eine vollständige Aufzeichnung des nichtöffentlichen Teils – als Datei, mit Zeitmarken, durchsuchbar.
Der richtige Schnitt liegt an der Aufnahme, nicht an der Abschrift. Praktisch heißt das: Aufzeichnung anhalten, bevor der nichtöffentliche Teil beginnt, und das als Ablauf festhalten statt als Absicht.
Frage 2: Was ist geschuldet?
Für Websites öffentlicher Stellen gelten Anforderungen an die Barrierefreiheit: Für den Bund verlangt § 12a BGG barrierefreie Informationstechnik nach Maßgabe der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung, die Länder haben entsprechende eigene Regelungen. Ob und in welcher Form Untertitel für eine Aufzeichnung oder eine Live-Übertragung geschuldet sind, richtet sich nach diesen Vorgaben und nach der Art des Angebots.
Unabhängig davon gilt der praktische Befund: Untertitel nützen nicht nur Menschen mit Hörbehinderung. Sie machen eine dreistündige Aufzeichnung durchsuchbar – und das ist der Grund, aus dem sie in den meisten Häusern am Ende eingeführt werden.
Der Ablauf, der sich bewährt
- Vorher: Wortliste anlegen Namen der Ratsmitglieder, Ortsteile, wiederkehrende Fachbegriffe, Vorlagennummern. Diese Liste ist nach der zweiten Sitzung fertig und senkt die Nacharbeit spürbar.
- Aufnehmen mit getrennten Spuren Wo die Anlage es hergibt, je Mikrofon eine Spur. Das löst die Sprecherzuordnung besser als jedes Verfahren im Nachhinein.
- Abschrift erzeugen Auf eigener Hardware, im Stapel, ohne Zeitdruck. Eine dreistündige Aufnahme läuft in einem Bruchteil der Zeit durch.
- Korrekturlesen mit dem Ton Nicht die Abschrift allein lesen. Fehler in Zahlen, Namen und Verneinungen fallen nur im Abgleich auf – und genau die sind die teuren.
- Freigeben und veröffentlichen Mit einer benannten Person, die die Freigabe verantwortet, und mit dem Hinweis, dass es sich um eine bearbeitete automatische Abschrift handelt.
Was eine Abschrift nicht ist
Sie ist kein Protokoll. Ein Sitzungsprotokoll ist ein Rechtsdokument mit vorgeschriebenem Inhalt und einem Verfahren zur Feststellung; eine Abschrift ist eine Mitschrift des Gesagten, einschließlich Halbsätzen, Versprechern und gelegentlich Text, den niemand gesagt hat. Beides nebeneinander zu führen, ist sinnvoll. Das eine durch das andere zu ersetzen, ist es nicht.
Was Spracherkennung leistet und wo ihre Fehlerquellen liegen, steht im Lexikon unter Spracherkennung. Wann eine Sprachaufnahme in den Bereich der besonderen Datenkategorien gerät, unter Besondere Kategorien.
Dieser Beitrag beschreibt die technischen Möglichkeiten und benennt die Fragen, die vorher zu klären sind. Eine Rechtsberatung im Einzelfall ist er nicht und darf er nicht sein – ob und wie eine Sitzung aufgezeichnet und veröffentlicht werden darf, richtet sich nach der Gemeindeordnung Ihres Landes, der Geschäftsordnung des Gremiums und den Rechten der Beteiligten. Für die Beurteilung brauchen Sie rechtliche Beratung, für die Bewertung der Verarbeitung Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten.