Eine Agentur schreibt Texte für einen Kunden. Sie benutzt dafür einen KI-Dienst. Damit stehen drei Beteiligte in einer Reihe – und die mittlere trägt Pflichten, die sie sich meist nicht ausgesucht hat.
Der Fall ist alltäglich und die Rechtslage dazu klar. Was fehlt, ist meistens ein einziger Vorgang: die Genehmigung des Kunden für das Werkzeug, das die Agentur einsetzt. Dieser Beitrag zeigt die Kette, den Fehler und die kurze Liste, mit der man ihn abstellt.
Die Rollen, in der Reihenfolge der Kette
| Wer | Rolle | Weil |
|---|---|---|
| Der Kunde | Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) | Er entscheidet über Zwecke und Mittel: Es sind seine Kundendaten, sein Anliegen, seine Entscheidung |
| Die Agentur | Auftragsverarbeiter (Art. 4 Nr. 8 DSGVO) | Sie verarbeitet die Daten weisungsgebunden für den Kunden, nicht für eigene Zwecke |
| Der KI-Dienst | Unterauftragsverarbeiter (Art. 28 Abs. 4 DSGVO) | Er verarbeitet im Auftrag der Agentur, die ihn dafür hinzugezogen hat |
Die Rolle folgt nicht aus dem Vertrag und nicht aus der Firmengröße, sondern aus der Entscheidungsmacht. Wer festlegt, wofür und womit verarbeitet wird, ist Verantwortlicher – auch wenn im Vertrag etwas anderes steht. Art. 28 Abs. 10 DSGVO sagt das ausdrücklich für den Fall, dass ein Auftragsverarbeiter die Zwecke und Mittel selbst bestimmt: Dann gilt er insoweit als Verantwortlicher.
Der Fehler: das Werkzeug, von dem der Kunde nichts weiß
Eine Agentur nimmt einen neuen Dienst in Gebrauch, weil er die Arbeit erleichtert. Sie fragt niemanden – es ist ja nur ein Werkzeug. Genau an dieser Stelle reißt die Kette.
Art. 28 Abs. 2 DSGVO verlangt für die Hinzuziehung eines weiteren Auftragsverarbeiters eine vorherige gesonderte oder allgemeine schriftliche Genehmigung des Verantwortlichen. Bei einer allgemeinen Genehmigung muss der Auftragsverarbeiter über jede beabsichtigte Änderung informieren – Hinzuziehung oder Ersetzung – und dem Verantwortlichen damit die Möglichkeit geben, Einspruch zu erheben.
„Wir setzen Unterauftragsverarbeiter nur mit Ihrer Genehmigung ein.“ – Das ist die gesonderte Genehmigung: Für jeden neuen Dienst braucht es eine Zustimmung.
„Die im Anhang genannten Unterauftragsverarbeiter sind genehmigt; Änderungen teilen wir mindestens vier Wochen vorher mit, Sie können widersprechen.“ – Das ist die allgemeine Genehmigung. Sie ist die praktikable Fassung, aber nur mit dem zweiten Halbsatz. Ohne Mitteilungspflicht und Einspruchsmöglichkeit ist sie keine.
Der Fehler hat eine unangenehme Eigenschaft: Er fällt nicht auf. Der Text wird geliefert, der Kunde ist zufrieden, niemand fragt nach. Sichtbar wird die Lücke erst, wenn sie teuer ist – bei einem Auskunftsersuchen, bei einer Datenpanne oder wenn die Datenschutzbeauftragte des Kunden das Verzeichnis durchgeht.
Was im Vertrag stehen muss
Art. 28 Abs. 3 DSGVO zählt auf, was ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung regeln muss. In der Praxis sind es acht Punkte, und in einer Kette müssen sie zweimal vorhanden sein: zwischen Kunde und Agentur, und zwischen Agentur und KI-Dienst. Der zweite Vertrag darf nicht weniger enthalten als der erste – Art. 28 Abs. 4 verlangt, dass dieselben Pflichten weitergereicht werden.
- Weisungsbindung Verarbeitung nur auf dokumentierte Weisung, einschließlich der Frage von Drittlandübermittlungen. Für eine Agentur heißt das: Was der Kunde nicht beauftragt hat, wird nicht verarbeitet – auch nicht „zum Ausprobieren“.
- Vertraulichkeit Die eingesetzten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Bei freien Mitarbeitern ist das ein eigener Vorgang und keine Selbstverständlichkeit.
- Sicherheit der Verarbeitung Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Hier gehört hinein, was der KI-Dienst tatsächlich zusagt – Löschfristen, Protokollierung, Zugriffe.
- Unterauftragsverarbeiter Die Genehmigung nach Abs. 2, die Liste und das Verfahren für Änderungen. Der Punkt, an dem die meisten Ketten reißen.
- Unterstützung bei Betroffenenrechten Die Agentur muss dem Kunden helfen, Auskunfts- und Löschverlangen zu erfüllen. Das setzt voraus, dass sie weiß, wo die Daten waren.
- Unterstützung bei Meldepflichten und Folgenabschätzung Bei einer Datenpanne läuft die Frist beim Kunden. Die Agentur muss so schnell informieren, dass er sie einhalten kann.
- Löschung oder Rückgabe nach Abschluss Nach Wahl des Verantwortlichen. Bei einem KI-Dienst ist das die Stelle, an der die Löschfrist konkret wird – in Stunden oder Tagen, nicht als Absicht.
- Nachweise und Überprüfungen Der Verantwortliche kann Nachweise verlangen und Überprüfungen einschließlich Inspektionen durchführen lassen. Ein Recht, das selten genutzt wird und das jeder Anbieter mit eigener Anlage gelassen einräumen kann.
Wann die Agentur selbst Verantwortliche wird
Die Rolle ist nicht fest. Sie wechselt in dem Moment, in dem die Agentur eigene Zwecke verfolgt – und der Wechsel bringt den vollen Pflichtenkatalog mit sich: eigene Rechtsgrundlage, eigene Information der Betroffenen, eigenes Verarbeitungsverzeichnis als Verantwortliche.
- Eigene Auswertungen. Kundendaten für Statistiken, Benchmarks oder Fallstudien zu nutzen, ist ein eigener Zweck – auch wenn dabei nichts nach außen dringt.
- Eigenes Feintuning. Wer Kundentexte verwendet, um ein Modell auf den eigenen Stil zu bringen, verarbeitet für sich selbst. Was das technisch bedeutet, steht im Lexikon unter Feintuning.
- Werkzeuge nach eigener Wahl ohne Rückkopplung. Die Mittel zu bestimmen, ist Teil der Verantwortlichkeit. Wer sie ohne Genehmigung wählt, nimmt sich diese Rolle faktisch – und Art. 28 Abs. 10 zieht daraus die Folgerung.
Nicht gemeint ist damit die gewöhnliche Auswahl eines Textverarbeitungsprogramms. Die Grenze verläuft dort, wo eine Entscheidung die Verarbeitung personenbezogener Daten in ihrer Art, ihrem Ort oder ihrem Empfängerkreis verändert.
Der Sonderfall, den man meistens nicht braucht
Gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO wird in Agenturverträgen gern vorsorglich hineingeschrieben. Sie setzt voraus, dass zwei Stellen die Zwecke und Mittel gemeinsam festlegen – ein Fall, der bei einem Auftrag zur Texterstellung selten vorliegt. Wer sie ohne Not vereinbart, handelt sich eine Vereinbarung über die Aufteilung der Pflichten ein, die niemand pflegt, und beantwortet Betroffenenanfragen künftig zu zweit.
Die Kette prüfen: fünf Fragen an die eigene Agentur
- Liegt für jeden Kunden ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor – und ist er aktuell? Aktuell heißt: Die Anlage mit den Unterauftragsverarbeitern nennt die Werkzeuge, die heute benutzt werden, nicht die von vorletztem Jahr.
- Steht der KI-Dienst in dieser Anlage? Mit Firma, Sitz, Verarbeitungsort und Aufgabe. Wenn nicht: nachtragen und mitteilen, bevor jemand fragt.
- Gibt es einen Vertrag zwischen Agentur und KI-Dienst? Und reicht er die Pflichten aus dem ersten Vertrag durch, oder ist er schwächer? Ein schwächerer zweiter Vertrag ist die Lücke, für die die Agentur einsteht.
- Was geben Mitarbeiter tatsächlich ein? Die Antwort ist unbequem. Namen in Beschwerdetexten, Bewerbungen, Krankmeldungsentwürfe – all das ist Verarbeitung, auch wenn es sich anfühlt wie Tippen in ein Textfeld. Eine kurze schriftliche Regel wirkt hier mehr als eine Schulung.
- Was steht im eigenen Verzeichnis? Auch der Auftragsverarbeiter führt ein Verzeichnis (Art. 30 Abs. 2 DSGVO), und darin stehen die Kategorien der Verarbeitungen für jeden Verantwortlichen. Wer das führt, hat die vier vorherigen Fragen ohnehin schon beantwortet.
Wer haftet, wenn etwas passiert
Der Verantwortliche haftet für Schäden aus einer Verarbeitung; der Auftragsverarbeiter haftet, wenn er seinen besonderen Pflichten nicht nachgekommen ist oder außerhalb beziehungsweise entgegen rechtmäßiger Weisungen gehandelt hat (Art. 82 Abs. 2 DSGVO). Sind mehrere beteiligt, haften sie gegenüber der betroffenen Person gesamtschuldnerisch (Art. 82 Abs. 4) – der Innenausgleich findet danach statt.
- Eine Liste der eingesetzten Dienste, nicht eine Kategorie
- Mitteilung vor einem Wechsel, nicht danach
- Eine Löschfrist in Stunden oder Tagen
- Hilfe bei einem Auskunftsersuchen innerhalb weniger Tage
- Verarbeitung nur im Rahmen der Weisung
- Weitergabe der Pflichten an den KI-Dienst
- Ein eigenes Verzeichnis nach Art. 30 Abs. 2
- Unverzügliche Meldung, wenn etwas schiefgeht
Was das für die Auswahl des KI-Dienstes bedeutet
Die Agentur braucht von ihrem Dienstleister genau das, was sie ihrem Kunden schuldet – nicht mehr und nicht weniger. Drei Angaben genügen für die Anlage: Firma und Sitz, Verarbeitungsort, Aufgabe. Dazu die Löschfrist und die Aussage, ob hinter dem Angebot noch jemand steht.
Ein Anbieter, der diese Angaben nicht in einem Absatz liefern kann, verlängert die Kette um ein unbekanntes Glied – und die Agentur steht dafür ein. Welche drei Fragen das Etikett „europäisch“ prüfen, steht im Beitrag „Läuft in Europa“; welche Zusagen zur Speicherung überhaupt haltbar sind, im Beitrag Zero Retention, No Training, No Logging.
Dieser Beitrag beschreibt, wie wir die Vorschriften verstehen, und ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls. Ob in Ihrer Konstellation eine Auftragsverarbeitung, eine gemeinsame Verantwortlichkeit oder eine eigenständige Verarbeitung vorliegt, hängt an Umständen, die wir nicht kennen. Für die Gestaltung Ihrer Verträge brauchen Sie rechtliche Beratung, für die Bewertung Ihrer Verarbeitung Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten.