Kurz-Fakten
- Behörden und öffentliche Stellen sind ohne Ausnahme verzeichnispflichtig
- Die Ausnahme für kleine Unternehmen entfällt bei regelmäßiger Verarbeitung – das ist der Normalfall
- Es ist der Aufsichtsbehörde auf Anfrage vorzulegen, nicht zu veröffentlichen
- Fehlende Löschfristen sind der häufigste Beanstandungsgrund
Bedeutung in der Praxis
Der Einsatz eines KI-Dienstes ist eine eigene Verarbeitungstätigkeit und braucht einen eigenen Eintrag. Das klingt bürokratisch und ist in der Sache nützlich: Wer den Eintrag ausfüllen will, muss den Anbieter nach Empfängern, Verarbeitungsort und Löschfrist fragen. Anbieter, die darauf keine Antwort haben, fallen an dieser Stelle auf, bevor die Daten fließen.
Praktischer Hinweis: Formulieren Sie den Zweck eng. „Unterstützung bei der Texterstellung“ trägt weiter als „Einsatz künstlicher Intelligenz“ – der zweite Zweck erlaubt alles und begrenzt deshalb nichts.