Ein Zugang zu Sprachmodellen ist ein Dienstleistungsauftrag wie jeder andere. Was das Verfahren bestimmt, ist nicht die Technik, sondern eine Zahl – und die entsteht in einer Rechnung, die häufiger falsch geführt wird als angenommen.
Zwei Welten, eine Grenze
| Oberhalb der EU-Schwellenwerte | Unterhalb | |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | Vierter Teil des GWB mit den Vergabeverordnungen | Haushaltsrecht des jeweiligen Trägers, meist über die UVgO oder eigenes Landesrecht |
| Wer setzt die Grenze | Die Europäische Kommission, turnusmäßig neu festgesetzt (§ 106 GWB) | Bund, Länder und teils die Kommunen selbst |
| Wie stabil ist sie | Änderung in festen Abständen, gut vorhersehbar | Wird häufig geändert, teils befristet angehoben |
| Direktauftrag | Nicht vorgesehen | Möglich bis zu einer Wertgrenze, die je Land unterschiedlich ist |
Warum hier keine Tabelle steht
Weil sie falsch wäre, bevor jemand sie braucht. Die Wertgrenzen für Direktaufträge im Unterschwellenbereich unterscheiden sich nach Land, teilweise nach Art des Auftraggebers, und sie werden regelmäßig geändert – mehrfach in den vergangenen Jahren, teils befristet, teils dauerhaft.
Eine Zahl in einem Blogbeitrag hat kein Datum, an dem sie sich prüfen ließe, und wird trotzdem zitiert. Für ein Portal, das anderen vorwirft, ungeprüfte Zahlen zu verbreiten, wäre das die falsche Sorte Service. Der brauchbare Beitrag ist deshalb ein anderer: zu sagen, wo die für Sie geltende Zahl steht.
| Wo Sie nachsehen | Was Sie dort finden |
|---|---|
| Vergabegesetz oder Vergabeverordnung Ihres Landes | Die geltende Wertgrenze für Direktaufträge und die Verfahrensarten darunter |
| Erlasse und Rundschreiben des zuständigen Ministeriums | Befristete Anhebungen, die im Gesetz selbst noch nicht stehen |
| Eigene Vergabeordnung oder Dienstanweisung des Hauses | Interne Grenzen, die häufig strenger sind als die des Landes |
| Zentrale Vergabestelle oder Rechnungsprüfungsamt | Die verlässlichste Auskunft, und meist in einem Telefonat erledigt |
Die dritte Zeile ist die, die am häufigsten übersehen wird: Eine hausinterne Grenze bindet unabhängig davon, was das Land erlaubt.
Wie der Auftragswert entsteht
Für den Oberschwellenbereich regelt das § 3 der Vergabeverordnung, und die Grundsätze taugen auch darunter als Maßstab:
- Voraussichtlicher Gesamtwert ohne Umsatzsteuer Nicht der Monatspreis, nicht der Jahrespreis, sondern der Wert der gesamten vorgesehenen Leistung.
- Optionen und Verlängerungen zählen mit Ein Vertrag über zwölf Monate mit zweimaliger Verlängerungsoption ist für die Schätzung ein Vertrag über 36 Monate.
- Bei unbestimmter Laufzeit gilt eine Pauschale Für Verträge ohne festes Ende oder mit einer Laufzeit über 48 Monaten ist der 48-fache Monatswert anzusetzen (§ 3 Abs. 11 VgV). Bei einem Zugang, der unbefristet weiterlaufen soll, ist das die einschlägige Regel.
- Keine Aufteilung zur Umgehung Die Wahl der Berechnungsmethode darf nicht in der Absicht erfolgen, die Vorschriften zu umgehen; eine künstliche Unterteilung ist unzulässig (§ 3 Abs. 2 VgV). Drei Abteilungen, die nacheinander je fünf Zugänge beschaffen, sind ein Auftrag.
- Alles, was mitbeauftragt wird, gehört dazu Einrichtung, Schulung, Anbindung, Zusatzplätze. Was in derselben Beschaffung liegt, zählt in dieselbe Schätzung.
„Das kostet nur ein paar hundert Euro im Monat, das läuft als Direktauftrag.“ Das ist die häufigste Fehlrechnung, und sie ist leicht zu vermeiden: Monatspreis mal Laufzeit, Optionen dazu, und bei unbefristeten Verträgen die Pauschalregel.
Wer knapp unter einer Grenze landet, sollte die Schätzung schriftlich begründen. Nachträglich lässt sich der Gedankengang nicht mehr rekonstruieren – und geprüft wird die Schätzung, nicht das Ergebnis.
Was ein Direktauftrag ist – und was nicht
Ein Direktauftrag ist die formfreieste Beschaffungsform: Man wendet sich an einen Anbieter und beauftragt. Formfrei heißt aber nicht dokumentationsfrei und schon gar nicht bindungsfrei. Es gelten weiter:
- Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Sie folgen aus dem Haushaltsrecht und nicht aus dem Vergaberecht – ein Direktauftrag entbindet nicht davon.
- Ein Vermerk. Wer beauftragt wurde, warum, zu welchem Preis, und wie der Auftragswert geschätzt wurde. Eine halbe Seite genügt, sie muss aber existieren.
- Ein Marktüberblick, wo er zumutbar ist. Bei einem Zugang zu einem Sprachmodell ist das eine überschaubare Recherche und keine Ausschreibung.
- Der Wechsel im Blick. Ein Direktauftrag ist kein Dauerzustand. Wenn aus dem Versuch ein Betrieb wird, wächst der Auftragswert – und mit ihm die Verfahrensart.
Der Weg, der sich bei KI-Zugängen bewährt
Klein anfangen ist vergaberechtlich zulässig und praktisch vernünftig – solange der Anfang als Anfang behandelt wird und nicht als Dauerlösung mit kleiner Zahl.
- Erprobung mit wenigen Plätzen und kurzer Laufzeit Zweck ist die Erkenntnis, nicht der Betrieb. Was Sie dabei lernen, ist der Inhalt der späteren Leistungsbeschreibung.
- Auswertung mit Zahlen Wie viele Anfragen, welche Aufgaben, welche Modelle, welche Grenzen. Ohne diese Zahlen lässt sich der Auftragswert für den Regelbetrieb nicht schätzen.
- Regelbetrieb ordentlich beschaffen Mit einer Leistungsbeschreibung, die die Eigenschaften abfragt – zwölf Bausteine dafür stehen im Beitrag Leistungsbeschreibung KI-Dienst.
Wie die Gesamtkosten über die Laufzeit zu rechnen sind – einschließlich der Posten, die regelmäßig fehlen –, steht im Lexikon unter TCO; die Systematik der Grenzen unter Wertgrenze.
Dieser Beitrag beschreibt, wie wir die Vorschriften verstehen, und nennt bewusst keine Wertgrenzen in Euro – sie unterscheiden sich je Land und Auftraggeber und ändern sich häufig. Eine Rechtsberatung im Einzelfall ist er nicht und darf er nicht sein. Für die Wahl der Verfahrensart und die Schätzung des Auftragswerts brauchen Sie Ihre Vergabestelle oder vergaberechtliche Beratung.