Brauchen wir eine DSFA, wenn wir nur Texte glätten lassen?

In der Regel nicht, wenn die Texte keine besonderen Datenkategorien enthalten und keine Bewertung von Personen stattfindet. Die Prüfung gehört trotzdem dokumentiert: Eine kurze Notiz, warum kein hohes Risiko angenommen wird, ist Teil der Rechenschaftspflicht. Und sie ist die Stelle, an der auffällt, wenn in der Praxis doch Vorgänge mit sensiblen Angaben eingegeben werden.

Wer erstellt die DSFA – die IT oder der Datenschutz?

Verantwortlich ist die Stelle, die über Zwecke und Mittel entscheidet, also die Fachabteilung mit ihrer Leitung. Die oder der Datenschutzbeauftragte ist um Rat zu fragen und begleitet, erstellt sie aber nicht anstelle des Verantwortlichen. Die IT liefert die Beschreibung des technischen Ablaufs – und genau dort entstehen die brauchbarsten Erkenntnisse, weil sie sagen kann, wo Daten tatsächlich liegen.

Wie ausführlich muss sie sein?

So ausführlich, dass ein Dritter die Verarbeitung nachvollziehen und die Bewertung überprüfen kann. Für einen klar umrissenen Vorgang sind wenige Seiten realistisch. Der Umfang ist nicht das Gütemerkmal – ein zwanzigseitiges Dokument, dessen Ablaufbeschreibung die Zwischenspeicher auslässt, ist schwächer als fünf Seiten, die den Weg der Daten vollständig nachzeichnen.

Muss die DSFA aktualisiert werden?

Ja, wenn sich das Risiko ändert – bei einem Anbieterwechsel, einem neuen Modell, einer neuen Nutzergruppe oder einem geänderten Zweck. Art. 35 Abs. 11 sieht eine Überprüfung ausdrücklich vor. Praktisch bewährt sich ein fester Termin im Dokument selbst, weil eine Überprüfung ohne Datum in der Regel nicht stattfindet.

Datenschutz-Folgenabschätzung für ein Sprachmodell

Die Datenschutz-Folgenabschätzung hat einen schlechten Ruf als Formularübung. Zu Unrecht: Sie ist der einzige Vorgang, der eine Organisation zwingt, ihre eigene Verarbeitung so genau zu beschreiben, dass Widersprüche auffallen. Bei Sprachmodellen fallen dabei regelmäßig Dinge auf, die niemand gesucht hat.

Wann sie nötig ist

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist durchzuführen, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat (Art. 35 Abs. 1 DSGVO). Drei Regelbeispiele nennt Abs. 3: umfassende Bewertung persönlicher Aspekte mit Rechtswirkung, umfangreiche Verarbeitung besonderer Datenkategorien oder von Daten über Straftaten, und systematische umfangreiche Überwachung öffentlich zugänglicher Bereiche.

Dazu kommen die Listen der Aufsichtsbehörden nach Abs. 4, in denen Verarbeitungsvorgänge aufgeführt sind, für die eine DSFA verlangt wird. Diese Listen sind der schnellste Weg zur Antwort – und sie unterscheiden sich zwischen den Ländern.

Der häufigste Irrtum

„Wir setzen KI ein, also brauchen wir eine DSFA.“ Das stimmt so nicht. Maßgeblich ist die Verarbeitung, nicht das Werkzeug. Ein Sprachmodell, das Formulierungen glättet, löst für sich genommen kein hohes Risiko aus. Dasselbe Modell in der Vorsortierung von Bewerbungen sehr wohl – dort aber wegen der Bewertung von Personen, nicht wegen der Technik.

Der umgekehrte Fehler ist häufiger und teurer: Weil das Werkzeug harmlos wirkt, wird die Verarbeitung nicht angesehen, die dahintersteht.

Die Gliederung steht im Gesetz

Art. 35 Abs. 7 DSGVO nennt vier Bestandteile. Mehr braucht eine DSFA nicht, und weniger darf sie nicht haben.

Systematische Beschreibung der Verarbeitung Zweck, Ablauf, Datenkategorien, Empfänger, Fristen, Rechtsgrundlage. Bei einem Sprachmodell gehört hierher der vollständige Weg einer Eingabe – von der Tastatur bis zur Löschung, mit jeder Stelle dazwischen.
Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit Warum diese Verarbeitung, warum in diesem Umfang, und warum geht es nicht mit weniger. Diese Frage ist unbequem, weil sie oft mit einer kleineren Lösung beantwortet wird.
Bewertung der Risiken Für die betroffenen Personen, nicht für die Organisation. Der Unterschied wird regelmäßig verwechselt: Ein Reputationsschaden der Behörde ist kein Risiko im Sinne der Vorschrift.
Abhilfemaßnahmen Was das Risiko senkt, mit Verantwortlichem und Termin. Eine Maßnahme ohne beides ist eine Absicht.

Bleibt trotz der Maßnahmen ein hohes Risiko, ist die Aufsichtsbehörde vorher zu konsultieren (Art. 36). Das ist selten und kein Makel – es ist der vorgesehene Weg.

Sieben Fallstricke bei Sprachmodellen

Die Verarbeitung wird als „KI-Einsatz“ beschrieben. Das ist keine Beschreibung, sondern eine Kategorie. Brauchbar wird sie erst als Vorgang: „Beschäftigte der Abteilung X fügen Beschwerdetexte in ein Textfeld ein, um eine Antwortvorlage zu erhalten.“
Die Eingabe wird unterschätzt. Beschrieben wird, was eingegeben werden soll. Verarbeitet wird, was tatsächlich eingegeben wird – ganze Vorgänge, Namen, gelegentlich Gesundheitsangaben. Wer das nicht erhebt, beschreibt eine andere Verarbeitung als die, die stattfindet.
Verarbeitungsort und Anbietersitz werden verwechselt. Zwei getrennte Angaben, dazu eine dritte: die Eigentümerstruktur. Alle drei gehören einzeln in die Beschreibung.
Die Speicherdauer fehlt oder heißt „unverzüglich“. Das ist keine Frist. Brauchbar sind Stunden oder Tage, getrennt nach Inhalt, Protokoll und Abrechnung – siehe Speicherbegrenzung.
Abgeleitete Bestände fehlen. Einbettungen, Zwischenspeicher, Protokolle, Sicherungskopien. Jeder davon hat eine eigene Lebensdauer, und keiner steht im Ablaufdiagramm, das jemand gezeichnet hat.
Die Richtigkeit wird nicht als Risiko geführt. Ein Modell erzeugt gelegentlich Angaben, die plausibel und falsch sind. Das ist ein Risiko für die betroffene Person – Art. 5 Abs. 1 lit. d verlangt Richtigkeit, und eine falsche Angabe in einem Bescheid trifft nicht die Behörde, sondern den Adressaten.
Die menschliche Aufsicht wird behauptet, nicht ausgestaltet. „Jede Ausgabe wird geprüft“ ist eine Maßnahme, wenn jemand benannt ist, Zeit dafür hat und weiß, woran er eine falsche Ausgabe erkennt. Sonst ist es ein Satz.

Was die KI-Verordnung dazu beiträgt

Sie ersetzt die DSFA nicht. Für bestimmte Betreiber von Hochrisiko-Systemen – insbesondere Einrichtungen des öffentlichen Rechts und Stellen, die öffentliche Dienste erbringen – sieht die KI-Verordnung zusätzlich eine Grundrechte-Folgenabschätzung vor. Sie hat einen anderen Zuschnitt: Sie fragt nach Auswirkungen auf Grundrechte insgesamt, nicht nur auf den Datenschutz, und sie knüpft an die Einstufung als Hochrisiko-System an.

Praktisch überschneiden sich beide erheblich, weshalb es sich lohnt, sie gemeinsam zu erstellen statt nacheinander. Zu beachten ist dabei die Zeitachse: Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme wurden durch die Verordnung (EU) 2026/1744 verschoben – auf den 2. Dezember 2027 für eigenständige Systeme nach Anhang III und auf den 2. August 2028 für Anhang I. Die Einstufung selbst gilt unverändert; verschoben ist, ab wann die Pflichten durchgesetzt werden.

Der Nutzen, der übrig bleibt

Auch wo keine DSFA vorgeschrieben ist, lohnt die kurze Fassung. Wer den Weg einer Eingabe einmal vollständig aufschreibt, findet regelmäßig zwei Dinge: einen Bestand, den niemand auf dem Zettel hatte, und eine Frist, die es nicht gibt. Beides ist billiger zu beheben, bevor jemand danach fragt.

Welche fünf Fragen vor dem Einsatz zu klären sind, steht im Beitrag Fünf Fragen, die eine Behörde vor dem KI-Einsatz beantworten muss. Was bei einer Anwendung mit Werkzeugzugriff zusätzlich zu bedenken ist, im Beitrag Prompt Injection.

Keine Rechtsberatung

Dieser Beitrag beschreibt, wie wir Art. 35 DSGVO verstehen, und nennt Fallstricke aus der Praxis. Eine Rechtsberatung im Einzelfall ist er nicht und darf er nicht sein – ob in Ihrem Haus eine Folgenabschätzung nötig ist und was hineingehört, hängt von Verarbeitung, Datenkategorien und Betroffenenkreis ab. Für die Beurteilung brauchen Sie Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten, für Rechtsfragen rechtliche Beratung.