Kurz-Fakten

  • Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO; die Rechenschaftspflicht aus Abs. 2 verlangt, die Frist begründen zu können
  • Längere Aufbewahrung ist zulässig für Archivzwecke im öffentlichen Interesse, Forschung und Statistik unter den Garantien des Art. 89 Abs. 1
  • Die Fristen gehören ins Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 Abs. 1 lit. f, soweit möglich)
  • Der Grundsatz wirkt von selbst – ein Löschverlangen nach Art. 17 ist dafür nicht nötig
  • Auch Protokolle, Sicherungskopien und abgeleitete Bestände wie Einbettungen unterliegen ihm

Bedeutung in der Praxis

Der häufigste Fehler ist eine einzige Frist für alles. Ein Betriebsprotokoll, ein Sicherheitsprotokoll und ein Abrechnungssatz haben verschiedene Zwecke und deshalb verschiedene Fristen; wer sie zusammenwirft, speichert entweder zu lange oder verliert Daten, die er noch braucht. Drei verschiedene Zahlen in einer Auskunft sind darum ein gutes Zeichen: Sie deuten darauf hin, dass jemand die Fälle einzeln durchdacht hat.

Zweiter Fehler: die Frist nur an das Hauptsystem zu hängen. Gelöscht werden muss überall, wo der Bestand liegt – in der Ablage, im Suchindex, in der Sicherung und in jedem abgeleiteten Bestand. Ein Löschkonzept, das die Kopien nicht kennt, beschreibt einen Vorgang, der so nicht stattfindet.

Verwandte Begriffe

Quellen und Weiterlesen