Art. 4 der KI-Verordnung ist die Vorschrift, die die meisten Organisationen tatsächlich betrifft – nicht die über Hochrisiko-Systeme. Sie verlangt keine Zertifizierung und kein bestimmtes Format. Genau das macht sie unbequem.
Was die Vorschrift verlangt
Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung befasst sind, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen. Zu berücksichtigen sind dabei technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und Schulung sowie der Kontext des Einsatzes und die Personen, bei denen die Systeme eingesetzt werden.
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Seit wann? | 2. Februar 2025 – zusammen mit den verbotenen Praktiken die erste Stufe, die scharf wurde |
| Wen trifft es? | Anbieter und Betreiber. Wer ein System nur einsetzt, ist Betreiber – siehe Betreiber (KI-VO) |
| Auch bei minimalem Risiko? | Ja. Die Pflicht hängt nicht an der Risikostufe des Systems |
| Auch für Externe? | Ja, soweit sie im Auftrag mit Betrieb und Nutzung befasst sind – Dienstleister, freie Mitarbeit, Zeitarbeit |
| Welches Format ist vorgeschrieben? | Keines. Kein Curriculum, keine Stundenzahl, keine Prüfung, kein Zertifikat |
Der Bußgeldkatalog in Art. 99 der KI-Verordnung zählt die bewehrten Vorschriften auf, und Art. 4 steht nicht darin. Wer daraus schließt, die Pflicht sei folgenlos, liest zu kurz.
Sie wirkt an anderer Stelle: als Organisationspflicht, deren Verletzung bei der Bemessung anderer Verstöße zu Buche schlägt – etwa gegen Hochrisiko-Pflichten oder gegen die DSGVO. Und als Nachweis der Sorgfalt, wenn eine Aufsichtsbehörde, eine Rechtsabteilung oder ein Auftraggeber fragt, wie der Einsatz organisiert ist. Der Vermerk ist deshalb kein Selbstzweck: Er ist das einzige, was von der erfüllten Pflicht übrig bleibt.
Die zwei Fehler
- Gar nichts tun, weil niemand ein Format vorgeschrieben hat. Das Fehlen einer Formvorschrift ist keine Aussetzung der Pflicht, sondern die Übertragung der Entscheidung an die Organisation.
- Ein Zertifikat kaufen, das eine „KI-Kompetenz nach Art. 4“ bescheinigt. Solche Angebote gibt es zahlreich. Sie sind nicht wertlos – sie sind nur nicht das, was die Vorschrift verlangt: Die richtet sich auf das Personal, das die Systeme tatsächlich benutzt, und auf den Kontext des eigenen Einsatzes. Ein allgemeiner Kurs deckt das nicht ab, ein Vermerk über den eigenen Einsatz schon.
Ein Schulungsvermerk, Feld für Feld
Was hier steht, ist ein Vorschlag und keine Vorlage aus einer Rechtsquelle – es gibt keine. Er passt auf eine Seite und ist so gebaut, dass er die Merkmale aufnimmt, die Art. 4 ausdrücklich nennt.
| Feld | Was hineingehört |
|---|---|
| Organisation und Verantwortliche | Wer die Maßnahme veranlasst hat, mit Funktion. Nicht die Personalabteilung, sondern die Stelle, die den Einsatz verantwortet |
| Datum und Dauer | Tag, Umfang in Zeitstunden, Form (Präsenz, Video, Selbstlernen mit Nachweis) |
| Teilnehmerkreis | Namentlich oder nach Funktion, einschließlich Externer. Wer nicht teilnehmen konnte, wird mit Nachholtermin vermerkt |
| Eingesetzte Systeme | Konkret: welches Werkzeug, für welche Aufgaben, mit welchen Daten. Das ist die Verbindung zum „Kontext“ aus Art. 4 |
| Vorkenntnisse | Kurze Einordnung des Teilnehmerkreises. Art. 4 nennt technische Kenntnisse und Erfahrung ausdrücklich als zu berücksichtigen |
| Inhalte | Stichpunktartig, mit Zeitanteilen. Siehe Vorschlag unten |
| Unterlagen | Was ausgegeben wurde und wo es dauerhaft liegt. Eine Hausregel, die niemand wiederfindet, wirkt nicht |
| Offene Punkte | Was gefragt und nicht beantwortet werden konnte. Dieses Feld ist das ehrlichste im ganzen Vermerk |
| Nächste Überprüfung | Ein Datum. Ohne das ist der Vermerk eine einmalige Handlung, die Pflicht aber eine dauernde |
Neunzig Minuten, die den Kern abdecken
- Was ein Sprachmodell ist und was es nicht ist (20 Min.) Wortweise Fortsetzung statt Nachschlagen; kein Gedächtnis über die Anfrage hinaus; warum eine flüssige Antwort nichts über ihre Richtigkeit sagt. Der Begriff dazu steht im Lexikon unter Halluzination.
- Was hineingegeben werden darf (25 Min.) Der praktisch wichtigste Teil. Personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse, Verschlusssachen – anhand echter Fälle aus dem eigenen Haus, nicht anhand von Beispielen aus einer Folie. Ergebnis ist eine Hausregel auf einer halben Seite.
- Was verboten ist (10 Min.) Die Praktiken aus Art. 5, soweit sie im Haus überhaupt vorkommen können – verbotene Praktiken. Meist ist das kurz, und genau das ist die Botschaft: Der Katalog trifft gewöhnliche Textarbeit nicht.
- Kennzeichnung und Offenlegung (15 Min.) Wann ein Hinweis an den Inhalt muss und wann nicht – Transparenzpflicht. Für Häuser, die veröffentlichen, der Teil mit den meisten Rückfragen.
- Prüfen und eskalieren (20 Min.) Wie eine Ausgabe geprüft wird, bevor sie das Haus verlässt, und an wen man sich wendet, wenn etwas schiefgegangen ist. Wer hier keinen Namen nennen kann, hat die Schulung nicht zu Ende gedacht.
Punkt 2 und Punkt 5 lassen sich nicht einkaufen. Welche Daten in Ihrem Haus heikel sind und wer im Ernstfall angerufen wird, weiß kein externer Referent. Wenn Sie nur zwei der fünf Punkte selbst vorbereiten, dann diese beiden.
Und dann?
Die Pflicht ist dauerhaft, nicht einmalig. Drei Anlässe für eine Auffrischung, die sich von selbst ergeben: ein neues Werkzeug im Haus, ein Vorfall, und ein Wechsel der Rechtslage. Der dritte kommt regelmäßig – die KI-Verordnung tritt in Stufen in Kraft, und ihre Fristen sind zuletzt verschoben worden. Was wann gilt, steht im Beitrag Die KI-Verordnung für Anwender.
Für Behörden kommt ein vierter hinzu: Wer Verfahren beschafft, sollte den eigenen Vermerk in der Hand haben, bevor er von einem Bieter Nachweise verlangt. Fünf Fragen, die vor dem Einsatz zu beantworten sind, stehen unter KI für Behörden.
Dieser Beitrag beschreibt, wie wir Art. 4 der KI-Verordnung verstehen, und stellt einen Vorschlag für einen Vermerk vor. Eine Rechtsberatung im Einzelfall ist er nicht und darf er nicht sein; ob eine Maßnahme in Ihrem Haus ausreicht, hängt von Systemen, Aufgaben und Personenkreis ab. Für die Bewertung brauchen Sie rechtliche Beratung, für die Bewertung Ihrer Verarbeitung Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten.